1. Enquadramento
A Less KW compromete-se a agir com honestidade e integridade.
Tal como descreve a Visão e a Missão da empresa, a Less KW tem plena consciência do seu papel na sociedade e da responsabilidade de contribuir ativamente para um desenvolvimento sustentável. Estamos convencidos de que os nossos valores corporativos nos permitem criar valor sustentável para as partes interessadas e para as sociedades em que exercemos a nossa atividade.
Para a Less KW, agir de forma sustentável e responsável significa respeitar a lei e a justiça, preservar os recursos e promover a proteção do clima e do ambiente, assumindo ao mesmo tempo as nossas responsabilidades para com os nossos colaboradores, parceiros, fornecedores, clientes e para com a sociedade.
A Less KW reconhece que os desafios jurídicos e culturais no mercado mundial podem variar. No presente código de conduta (a seguir designado por «Código de Conduta Less KW») são definidos padrões importantes que, juntamente com os nossos valores corporativos, constituem a base vinculativa das atividades comerciais da Less KW a nível mundial.
O Código de Conduta Less KW prevê que cada colaborador assuma a responsabilidade pelas suas ações e comportamento e deve constituir a orientação da empresa para o nosso comportamento diário. O Código de Conduta aponta igualmente os objetivos éticos, os princípios para a nossa atividade empresarial e o modo como trabalhamos em conjunto.
A Less KW reserva-se no direito de adaptar este Código de Conduta sempre que a situação assim o exigir. Qualquer adaptação será comunicada internamente.
II. Regras, esclarecimentos e exemplos
O Código de Conduta Less KW contém regras básicas que devemos cumprir, seguidas de alguns exemplos específicos. Os esclarecimentos e exemplos não são, de modo algum, exaustivos, sendo apresentados a título meramente ilustrativo.
O Código de Conduta Less KW aplica-se a todas as partes interessadas (empresas e entidades jurídicas, colaboradores, parceiros ou entidades subcontratadas da Less KW independentemente do seu cargo, funções ou nível de intervenção).
Os comportamentos que constituem uma violação do Código de Conduta Less KW podem também constituir uma violação da legislação local em vigor. A não observância do código de conduta ou da legislação local em vigor pode implicar a instauração de processo disciplinar e até mesmo o despedimento.
Em caso de dúvidas relacionadas com a aplicação do código de conduta Less KW, é sua obrigação usar o bom senso e racionalidade. Os requisitos do Código de Conduta Less KW em questão podem sempre ser esclarecidos junto do superior hierárquico, do seu Departamento de Recursos Humanos (RH), do Departamento de Qualidade Ambiente e Segurança (QAS) ou junto da Direção da empresa.
No caso de violação do Código de Conduta, a gravidade da infração será avaliada pelos respetivos responsáveis, Direção da Less KW e aplicadas medidas adequadas relacionadas com a respectiva violação.
III. Responsabilidade pelas nossas ações e comportamentos
Assumimos pessoalmente a responsabilidade pelas nossas ações e comportamentos e agimos de boa-fé em todas as questões relacionadas com a Less KW.
IV. Cumprimento da legislação, das disposições e das regras, normas e instruções internas do Grupo
Cumprimos toda a legislação e disposições em vigor nos países em que exercemos a nossa atividade. Além disso, cumprimos também todas as regras, princípios e instruções internas da empresa.
O cumprimento da legislação e disposições aplicáveis é obrigatório. Uma vez que a legislação e disposições em causa podem variar de país para país, não é possível enumerá-las neste Código de Conduta Less KW.
Uma violação da legislação e disposições aplicáveis e, por conseguinte, do Código de Conduta Less KW, para além de sanções penais, multas e perda de reputação da Less KW, pode também ter como consequência sanções pessoais.
Em caso de perguntas ou dúvidas sobre se determinado comportamento é ou não permitido, consulte o Departamento de RH ou QAS, tratando-se de diretivas ou políticas internas, contacte a área competente.
Exemplo 1:
Pretende celebrar um contrato de fornecimento de painéis fotovoltaicos com um fornecedor. As negociações revelam-se muito difíceis e arrastam-se durante muito tempo. O prazo de entrega estabelecido pelo cliente termina dentro de dois meses. A fim de poder cumprir o prazo de entrega, pondera contornar o processo de assinatura e autorização da Less KW e assinar, pessoalmente, o contrato de fornecimento.
O que fazer?
Não deve assinar o documento e deve contactar por todos os meios disponíveis as pessoas responsáveis pela assinatura.
V. Respeito dos direitos humanos e condições de trabalho justas
Direitos humanos, condições de trabalho justas e respeito mútuo são para a Less KW emblemáticos do nosso valor corporativo “Cuidamos dos nossos e do que é nosso”.
Todos nós somos responsáveis pelo respeito dos direitos humanos e condições de trabalho mais justas. Queremos contribuir ativamente para a sua implementação, tratando com justiça e respeito os nossos colegas, colaboradores, eventuais futuros colaboradores, fornecedores, clientes e todas as pessoas com as quais fazemos negócio. Isto é, todos os colaboradores gozam de liberdade de associação e do direito de verem os seus interesses defendidos por representantes eleitos.
Repudiamos firmemente qualquer forma de trabalho infantil ou forçado. Não toleramos nenhuma forma de assédio ou de abuso físico ou psicológico. Comprometemo-nos coletivamente a criar um ambiente de trabalho livre de qualquer tipo de discriminação baseada no género, idade, raça, cor da pele, origem social ou étnica, nacionalidade, orientação sexual, convicções religiosas ou políticas, bem como qualquer outra característica protegida por lei, como por exemplo, a transexualidade. Abordamos, por isso, os comportamentos inapropriados de forma ativa e construtiva e tentamos resolver os conflitos em conjunto.
Se tiver a impressão de que alguém está a ter um comportamento inapropriado, contacte o Departamento de RH, QAS ou Direção da Less KW.
Exemplo 2:
É necessário admitir um gestor de obra para o Departamento de Produção. Considera que a área da Produção/Obras é uma «coisa de homens» e pondera considerar para a função apenas candidatos do sexo masculino.
O que fazer?
Não lhe é permitido escolher apenas candidatos do sexo masculino nem recusar candidaturas do sexo feminino pelo facto de serem mulheres, uma vez que isso constituiria uma discriminação de género. A sua escolha deve basear-se nas qualificações, competências e experiência dos candidatos e no modo como os mesmos satisfazem os requisitos básicos do cargo, independentemente do género.
Exemplo 3:
Tem conhecimento de que, há alguns meses, um colega tem vindo a ser constantemente criticado pelo seu superior hierárquico, devido à má qualidade do seu trabalho. De há três semanas para cá, esse superior hierárquico ofende o colega publicamente, afirmando, por exemplo, que é pouco inteligente para conseguir cumprir com as suas obrigações.
O que fazer?
É importante que qualquer colaborador da Less KW receba feedback sobre o seu trabalho. No entanto, este deve ser sempre construtivo e assumir uma forma apreciativa. O comportamento acima descrito é classificado como intimidação verbal («assédio moral») e pode ter consequências disciplinares ou até mesmo penais para o superior hierárquico. Dirija-se ao Departamento de Recursos Humanos ou comunique o facto anonimamente, a qualquer momento, através do email: apoio.colaborador@energycon.solar
VI. Saúde, segurança, ambiente e integridade do produto
A proteção da saúde e da segurança constituem um elemento fundamental da nossa responsabilidade e atividade empresarial. É nossa obrigação adotar medidas para a proteção da saúde e da segurança, cumprir as disposições e instruções de trabalho e utilizar o equipamento de proteção legalmente exigido. A obrigatoriedade do cumprimento e respeito pelas normas de trabalho e proteção do ambiente deverá ser reconhecida por todos os colaboradores, independente da sua função hierárquica.
A proteção do ambiente constitui parte integrante da nossa política empresarial. Consideramos que economia e ambiente não têm de se excluir mutuamente. Na Less KW, ambos constituem a base de uma criação sustentável de valor. Comprometemo-nos a prestar um serviço ao cliente orientado para uma gestão sustentável dos recursos, para a proteção do ambiente e para a proteção do clima. Estamos empenhados na preservação dos recursos através da adaptação contínua dos serviços prestados, em termos do seu impacto ambiental e da redução do consumo de energia, água, matérias-primas e consumíveis, procurando sempre as melhores técnicas disponíveis.
Caso tenha dúvidas, observações ou sugestões a apresentar relacionadas com estas questões, contacte o seu Superior Hierárquico, o Departamento de QAS ou RH.
Exemplo 4:
Durante o trabalho, é obrigado usar capacete de proteção e calçado de segurança. Um dia, ao chegar ao seu local de trabalho, dá conta de que se esqueceu de usar o calçado de segurança. Nessa altura, pondera entrar em obra sem calçado de segurança apropriado.
O que fazer?
Espera-se de todos os colaboradores que cumpram as disposições em matéria de segurança e o presente Código de Conduta Less KW e que usem os equipamentos proteção individual definidos para as exigências do respetivo local de trabalho. No caso do nosso exemplo, deve, portanto, ir buscar o calçado de segurança e calçá-lo antes de entrar em obra.
Exemplo 5:
Sobraram resíduos de papel e plástico em obra e não tem como os recolher do local. Pondera abandoná-los no local, uma vez que não é possível identificar a sua origem.
O que fazer?
Acondicionar e identificar os resíduos corretamente e solicitar a devida recolha ao departamento de QAS ou ao assistente de produção.
VII. Prática empresarial honesta
Tratamos com lealdade e honestidade os clientes, fornecedores e subcontratados da Less KW. O mesmo se aplica à prossecução dos interesses comerciais da Less KW em relação aos seus concorrentes. Não divulgamos boatos infundados ou falsas declarações sobre os nossos concorrentes e/ou os seus produtos e/ou serviços nem recorremos a outras práticas desleais com o objetivo de prejudicar os nossos concorrentes.
VIII. Cumprimento das Regras de Concorrência
A Less KW tem por objetivo aumentar o seu volume de negócios e tornar-se a empresa de maior sucesso no seu mercado. No entanto, tal tem de ser conseguido de acordo com a lei. A legislação Antitrust UE (https://europa.eu/youreurope/business/selling-in-eu/competition-between-businesses/competition-rules-eu/index_pt.htm) pretende proteger a livre concorrência e garantir a defesa dos superiores interesses dos consumidores.
Cumprimos, por isso, com qualquer legislação antitrust aplicável, nomeadamente leis e disposições em matéria de monopólios, concorrência desleal, restrições comerciais e da concorrência e sobre as relações com a concorrência e com os clientes.
Temos plena consciência de que a violação das regras da concorrência pode levar à anulação de contratos, a sanções penais e pecuniárias e à perda de reputação da Less KW.
Sempre que surgirem dúvidas quanto ao facto de determinada situação estar ou não em conformidade com a legislação antitrust, consulte imediatamente o Departamento QAS ou Jurídico.
Exemplo 6:
Numa feira internacional encontra um antigo colega por acaso, que agora trabalha para a concorrência. Ambos recordam tempos antigos, quando o seu ex-colega lhe pergunta, de repente, se a Less KW está a apresentar uma proposta para um novo projeto na empresa X.
O que fazer?
Deve terminar a conversa e esclarecer que não tem autorização para falar desses assuntos com um concorrente. Sejam quais forem as circunstâncias, não pode nunca fornecer informações/respostas a esta pergunta ou a perguntas semelhantes ou ter conversas deste tipo, que impliquem o intercâmbio de informações sensíveis do ponto de vista económico com a concorrência. Comunique o facto à Direção.
IX. Anticorrupção
As nossas relações comerciais pautam-se pela integridade e o cumprimento rigoroso de todas as leis e disposições anticorrupção, incluindo nomeadamente as que se referem ao suborno de terceiros.
Esforçamo-nos por construir relações positivas e de cooperação com os nossos clientes, fornecedores e stakeholders. Os convites e pequenos presentes podem reforçar as relações, mas não os utilizamos para influenciar de forma desleal relações comerciais ou decisões.
Recusamos e não toleramos qualquer forma de corrupção, suborno, roubo, fraude, extorsão ou pagamento ilícito. Não fazemos pagamentos ilícitos a nenhuma pessoa singular, empresa, organização internacional ou entidade pública nem lhes concedemos quaisquer outras vantagens ilegais com o objetivo de influenciar processos de decisão, violando as leis em vigor.
Não oferecemos, concedemos, exigimos ou recebemos quaisquer subornos, pagamentos ilegais, luvas, comissões, incentivos, presentes generosos, favores ou quaisquer outros benefícios ou donativos de valor pela concretização de oportunidades de negócio com a Less KW ou relacionadas com a sua atividade empresarial.
A violação das leis anticorrupção pode levar à anulação de contratos e a sanções penais e pecuniárias. Qualquer envolvimento em atos de corrupção prejudica a Less KW.
Exemplo 7:
Trabalha no Departamento de Compras e um potencial representante com quem está em negociações propõe-lhe um «negócio especial»: você encomenda-lhe determinados serviços num montante superior ao que é apresentado aos concorrentes desse representante. O montante da diferença entre a proposta dele e a proposta da concorrência é, depois, transferido para uma conta numerada nas ilhas Caimão. Você fica desconfiado e não sabe como reagir a tal proposta.
O que fazer?
Recuse esse «negócio especial» e esclareça que uma prática comercial desse tipo viola o Código de Conduta Less KW. Além disso, deve dar imediatamente conhecimento de tal proposta aos seus superiores hierárquicos e Direção.
Exemplo 8:
Aquando da época natalícia, um fornecedor, como forma de agradecimento pelas boas relações ao longo do ano corrente, oferece ao Administrador e respetiva família uma viagem ao Brasil de 2 semanas para o Reveillon.
O que fazer?
Recusa a oferta e informa o fornecedor que esta oferta não pode ser aceite ao abrigo do Código de Conduta Less KW. Num primeiro momento, servirá como advertência, mas alerta o fornecedor de que, perante uma segunda ação do género, serão cortadas as relações comerciais entre as partes.
X. Combate ao branqueamento de capitais
De acordo com a legislação nacional em matéria de combate ao branqueamento de capitais, a Less KW está sujeita a determinadas obrigações que podem, também, ser aplicáveis a nível internacional. Por essa razão, a Less KW deve monitorizar qualquer transação ou pagamento duvidoso e supervisionar as suas relações comerciais.
Exemplo 9:
A empresa tem negócios com um cliente no país A. Durante o processo de pagamento, o cliente informa-o, sem razão aparente, de que os custos serão suportados por terceiros no país B.
O que fazer?
Na Less KW, como regra geral, não aceitamos pagamentos por terceiros, sobretudo quando o cliente ou a parte terceira estão sediados em países com risco elevado. Se já tiver sido aceite um pagamento por terceiros, este deve manter-se na conta como pagamento destinado a devolução ao remetente e não pode ser processado como pagamento do pedido.
XI. Conflitos de interesses
Os nossos interesses privados e considerações pessoais não influenciam de modo algum o nosso discernimento quando se trata de atuar em função dos superiores interesses da Less KW.
A Less KW respeita o direito dos seus colaboradores se dedicarem a atividades extraprofissionais de natureza privada que, de nenhum modo, possam entrar em conflito com a Less KW ou ter um reflexo negativo na Less KW ou na imagem da empresa. Não deve, assim, cultivar direta ou indiretamente relações e interesses comerciais ou financeiros que se oponham aos interesses da Less KW ou prejudiquem a sua eficiência no cumprimento pleno das suas obrigações no quadro da sua relação laboral, defendendo os superiores interesses da Less KW.
Evitamos, por conseguinte, todas as atividades e situações que possam conduzir a um conflito entre os nossos interesses pessoais e os interesses comerciais da Less KW. Pode haver conflito de interesses nos seguintes casos:
- se, para além do seu trabalho na Less KW, mantiver uma relação laboral com outra empresa, sobretudo se essa outra empresa for um concorrente, cliente ou fornecedor da Less KW (ou se se tratar de uma empresa com probabilidade de vir a ser em breve concorrente, cliente ou fornecedor);
- se mantiver relações comerciais com uma sociedade da qual um familiar seu é acionista, intervém na direção ou, de qualquer outro modo, detém uma participação relevante na sociedade;
- se detiver interesses financeiros relevantes numa empresa ou intervier na direção de uma empresa que é um fornecedor ou cliente da Less KW;
- se negociar ou especular com materiais, equipamentos ou consumíveis que são comprados pela Less KW ou negociar por conta própria com produtos vendidos pela Less KW.
A lista acima é apresentada a título de exemplo e não é exaustiva.
No caso de se apresentar um eventual conflito de interesses, comunique imediatamente o facto ao seu superior hierárquico, ao Departamento de RH ou QAS.
Exemplo 10:
A Less KW pretende recorrer a um novo fornecedor. O seu irmão dirige a empresa que foi selecionada como novo fornecedor.
O que fazer?
Em determinadas circunstâncias, a celebração de um contrato com a empresa do seu irmão pode ser aceitável para a Less KW. Comunique a relação de parentesco ao seu superior hierárquico e ao Departamento de Compras e assegure-se de que não intervém no processo de concurso nem nas decisões com ele relacionadas. Em caso de dúvida dirija-se ao Departamento de QAS.
XII. Utilização do património da Less KW
Alinhados com o nosso valor “Cuidados dos nossos e do que é nosso”, lidamos com o património empresarial da Less KW com o devido cuidado e sentido de responsabilidade. A menos que estipulado em contrário nas regras Less KW locais, o património empresarial da Less KW destina-se a ser utilizado no âmbito da nossa atividade profissional.
XIII. Proteção de dados e cibersegurança
XIV. Informações confidenciais e propriedade intelectual
A proteção de informações comerciais confidenciais e segredos comerciais («informações confidenciais») é imprescindível para salvaguarda dos interesses e do sucesso da Less KW. Somos, por isso, responsáveis por garantir que as informações confidenciais a que temos acesso no âmbito da nossa atividade comercial são rigorosamente tratadas de forma confidencial, não sendo utilizadas de forma abusiva nem divulgadas junto de colegas ou de terceiros.
Temos plena consciência de que, em caso de utilização abusiva ou divulgação de informações confidenciais, podemos sofrer medidas disciplinares e até despedimento, mesmo que não tenhamos beneficiado pessoalmente da divulgação em causa. Quando saímos da Less KW, não divulgamos informações confidenciais nem as utilizamos: o património desta natureza, incluindo as informações confidenciais, é imediatamente devolvido à Less KW.
As informações comerciais confidenciais da Less KW incluem todas as informações e dados, nomeadamente termos contratuais, todas as formas de propriedade empresarial, comercial, financeira e intelectual, informações técnicas e dos clientes, assim como dados divulgados entre parceiros comerciais no âmbito da sua relação comercial ou para a definição, desenvolvimento, comercialização, venda, fabrico e distribuição de produtos, desde que não possam ser obtidas a partir de fontes públicas. Incluem, além disso, as informações sobre o pessoal, clientes, custos, listas de preços e dados relativos ao volume de negócios, diretivas relativas à cobrança de créditos, relatórios, demonstrações financeiras, salários e atividade comercial. As informações comerciais confidenciais não podem nunca ser reveladas, seja por via oral, escrita, física ou eletrônica.
Exemplo 11:
A Less KW participa num concurso online de um potencial cliente e, devido a um erro técnico, é-lhe enviada inadvertidamente a proposta de um concorrente. Pondera se deve ou não abrir o ficheiro.
O que fazer?
Não abra o ficheiro nem o utilize de qualquer outra forma. Devolva-o ao remetente.
XV. Relacionamento com Comunicação Social
É nossa responsabilidade garantir que as informações prestadas aos meios de comunicação social ou contidas em publicidade possuem carácter informativo e verdadeiro, respeitando os parâmetros culturais e éticos da comunidade. Toda e qualquer ação de comunicação pública deve contribuir para uma imagem de dignificação da Less KW e criação de valor para a empresa, ainda que feita no foro pessoal, como por exemplo, nas suas redes sociais pessoais. Os colaboradores da Less KW só deverão prestar ou veicular informações externamente, após aprovação do responsável do Departamento de Comunicação ou Direção.
Exemplo 12:
Fui contactado pelo jornal local para falar sobre a minha experiência como colaborador da Less KW.
O que fazer?
Contactar o responsável de comunicação para que seja feita a devida assessoria de comunicação em todo o processo. Caso não seja autorizado, por eventuais incompatibilidades institucionais, deverá rejeitar o convite.
XVI. Cumprimento das obrigações fiscais
Temos plena consciência da nossa responsabilidade social no cumprimento das obrigações fiscais e declaramo-nos explicitamente a favor da observância das disposições nacionais e internacionais em matéria de legislação tributária. É nossa preocupação evitar qualquer redução ilícita de impostos ou incumprimento da obrigação de cooperação com as autoridades fiscais.
Exemplo 13:
Você é responsável pelo registo de determinadas transações, como despesas gerais (despesas de manutenção) e custos de produção nas demonstrações financeiras. Um projeto ultrapassou em data anterior determinados indicadores de controlo. Devido a esse facto, recebe indicações para registar despesas de manutenção, embora seja evidente que se trata de um investimento e, portanto, de custos de produção de ativação obrigatória.
O que fazer?
Proceda ao registo de acordo com as disposições legais. Todas as transações devem ser registadas no sistema contabilístico de acordo com as disposições legais em matéria comercial e fiscal, uma vez que o sistema contabilístico constitui a base para as declarações fiscais. Qualquer erro no sistema contabilístico pode, assim, implicar incorreções nas declarações fiscais com consequências fiscais graves para a empresa.
XVII. Comunicação de violações do Código de Conduta e proteção na denúncia
A Less KW incentiva todos os colaboradores a comunicar as suas suspeitas, de boa-fé, com confiança e sem temer medidas de retaliação.
A Less KW não tolera qualquer represália, discriminação ou medidas disciplinares contra alguém que de boa-fé apresente desconfianças razoáveis relativamente a uma contravenção ou violação tentada, consumada ou presumida de disposições do Código de Conduta Less KW.
A Less KW leva a sério qualquer comunicação. A identidade de uma pessoa que deseje manter o anonimato é protegida em quaisquer circunstâncias. Não havendo conflito de interesses, as violações do Código de Conduta Less KW podem ser comunicadas ao Departamento de Qualidade Ambiente e Segurança ou à Direção da Less KW ou através do email: apoio.colaborador@energycon.solar
Declaro que, para o desenvolvimento das minhas funções, tomei conhecimento do Código de Conduta Less KW e que me comprometo a cumpri-lo integralmente no desempenho da minha atividade profissional.
Nome:
Data:
